Dalamsebuah usaha, pimpinan perlu mengatur siapa yang akan melakukan pencatatan terkait keuangan, jumlah stok, jadwal aktivitas tertentu, dan sebagainya. Intinya, banyak hal yang harus kamu tata, kelola, dan atur waktunya, agar sesuai dengan keinginan. Semua hal yang berkaitan dengan aset ataupun keuangan juga perlu tercatat.
MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN 1. Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan. Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan. Perencaaan a. Pengertian Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas. 1 Perencanaan meliputi tiga kategori a Perencanaan jangka panjang long term plan. b Perencanaan jangka menengah medium term plan. c Perencanaan jangka pendek short term plan. a Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas. b Menentukan alternatif. c Mengatur sumber-sumber yang diperlukan. d Menentukan organisasi, metode, dan prosedur. e Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri. Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut. a Kegiatan apa yang harus dilakukan? b Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? c Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan? d Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti? e Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan? Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut. a Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti. b Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan. c Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur. d Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama. e Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan. f Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak. b. Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut. 1 Jelas/masuk akal rasional Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan. 2 Sederhana simple Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan. 3 Luwes fleksibel Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu. 4 Mencakup kegiatan yang menyeluruh comprehensive Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description. 5 Berkesinambungan/terus-menerus continue Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus continue. Pengorganisasian a. Pengertian Pengorganisasian Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. b. Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut. 1 Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan. 2 Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 3 Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara. 4 Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut. Pengkoordinasian Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain. Pengawasan Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan. Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan. Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut. 1. Menandatangani surat. 2. Membaca surat masuk. 3. Membaca laporan. 4. Menyusun laporan. 5. Menerima telepon dan menelepon. 6. Menerima tamu. 7. Memimpin rapat. 8. Mengadakan perjalanan dinas. 9. Mengadakan kegiatan “Meeting”. 10. Melakukan Kegiatan sosial. Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan masuk; dan 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. 1. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. Contoh Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut. Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya. 2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain. 3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan. Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut. 1. Menerima dan menghimpun surat. 2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan. 3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan. 4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan. 5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.
Berdasarkanruang lingkup, sekretaris dikelompokkan menjadi 8, yaitu: 1. Tugas Rutin Sekretaris. Menjadi seorang sekretaris memiliki tugas harian yang harus dilakukan. Beberapa kegiatan kesekretariatan harian yang perlu dilakukan adalah: Membuka berbagai macam surat. Menerima dikte manajemen.
Untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan, dapat ditempuh melalui beberapa tahapan dan masing-masing tahapan membutuhkan ketelitian dan kecermatan sekretaris. Tahap awal dari proses penyusunan jadwal kegiatan pimpinan adalah merekap semua kegiatan insidental pimpinan misalnya rapat, janji temu, perjalanan dinas, kegiatan sosial, seminar, dan sebagainya. Hal ini dilakukan agar penyusunan kegiatan rutin. Dengan kegiatan insidental dalam satu hari tidak terbentur. Adapun sumber informasi kegiatan-kegiatan insidental pimpinan dapat menggunakan sumber informasi seperti memo dari pimpinan, buku catatan telepon, ataupun lembaran-lembaran khusus yang berisi jadwal waktu kegitan insidental pimpinan menurut jenis kegiatannya. Lembaran jadwal ini bisa disiapkan sekretaris secara permanen, sehingga sewaktu sekretaris menerima memo ataupun telepon dan surat kemudian dikonfirmasikan dengan pimpinan dan pimpinan menyetujuinya waktunya, maka sekretaris dapat langsung menuliskan jadwal pada lembaran jadwal tersebut sesuai dengan jenis kegiatan. Contoh lembaran tersebut bisa dilihat pada tabel Tabel 3. 1 Jadwal Pertemuan Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan Dalam menagtur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dibidang manajemen. Namun, tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri. Sebagai contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus arsip maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat oleh sekretaris yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asal-asalan sehingga waktu pimpinan membutuhkannya, surat tersebut sulit dicari. Dalam hal ini Jadwal Pertemuan General Manager PT Arta Mega Jakarta Tanggal Waktu Nama Bagian Perusahaan 21 Mei 2003 21 Mei 2003 21 Mei 2003 Bpk Andri Mira Agus GMGeneral Manager Marketing Teknik PT Utama Jakarta PT PLN PT Sejahtera sekretaris bukanlah membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan. Seorang sekretaris yang profesional tentunya tertantang untuk pandai dan „kritis‟ dalam mengatur waktu kerja baik untuk dirinya sendiri maupun untuk pimpinan. Sekretaris harus mampu memanage waktu dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan, mengorganisir waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau sudahkan kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antara pimpinan dan sekretaris. Dengan demikian, seorang sekretaris profesional tidak berarti dia tidak melakukan fungsi-fungsi manajemen, bahkan sebaliknya sekretaris harus menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-tugasnya, termasuk mengelola waktu kerja untuk dirinya sendiri dan untuk pimpinan. Kegiatan sekretaris dalam menerapkan fungsi manajemen pada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan akan berpengaruh pada teknik dalam menggunakan waktu kerja pimpinan. Salah satu indikator bahwa sekretaris dapat dikatakan profesional dan dapat diandalkan bila pimpinan sudah merasa tergantung pada peran dan fungsi sekretaris. Sekretaris betul-betul merupakan orang kepercayaan „boss‟ dan salah satunya adalah menyerahkan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan kepada sekretaris, karena pimpinan tahu bahwa sekretaris mampu mengatur segalanya dan tahu hal-hal terbaik yang dapat dan harus dilakukan pimpinan. Pengertian Rapat Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat. Suhartin Citrobroto mengatakan bahwa “komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat” Jadi, menurut pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat. Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staff atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya. Rapat Juga dapat diadakan dengan pertimbangan bahwa suatu masalah yang menjadi subject matter tidak dapat dipecahkan melaluisaluran administrasi dan harus segera dipecahkan bersama-sama. Macam-Macam Rapat Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu a Rapat Penjelasan leading conference b Rapat pemecahan problem solving conference c Rapat perundingan negotiation conference Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat penjelasan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi a. Rapat Formal, yatu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapat undangan resmi. b. Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan. Mereka bertemu secara kebetulan dan pada pertemuan itu kemudian dibicarakan masalah-masalah yang menjadi kepentingan bersama. Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. c. Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno. Dalam praktek kedinasan rapat terbuka ini biasanya dibahas masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia. d. Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang rahasia. Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi a. Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian. b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan. c. Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut. d. Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham. Ada pula yang mengatakan bahwa menurut waktunya, rapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu 1. Rapat berkala, yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya rapat yang diadakan satu minggu sekali, satu bulan sekali, tiga bulan sekali, enam bulan sekali, dan sebagainya. Selanjutnya, rapat berkala dibedakan menjadi dua macam yaitu rapat berkala tetap dan rapat berkala tidak tetap. Rapat berkala tetap, hari dan waktunya sudah ditetapkan, misalnya rapat bulanan diadakan pada hari Senin minggu kedua setipa bulan pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. Rapat berkala tidak tetap, hari, waktu dan tempat selalu berubah menurut situasi dan kondisi serta berdasarkan undangan yang disampaikan. 2. Rapat insidentil, atau rapat yang bersifat mendadak, yaitu rapat yang diadakan apabiladipandang perlu, waktunya tidak tetap, dan tempatnya pun dapat berpindah-pindah.
Menyusunsebuah jadwal pelaksanaan kegiatan sekolah per semester serta Tahunan. Menyusun pengelolaan kesiswaan yang meliputi. 1. melaksanakan penerimaan peserta didik baru. 2. memberikan layanan konseling kepada peserta didik. 3. melaksanakan kegiatan ekstra dan kokurikuler untuk para peserta didik. 4. melakukan pembinaan prestasi unggulan.
MENYUSUN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu 1. Berdasarkan urutan masuk; dan 2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri tingkat urgensi Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. Contoh Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut - Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya. - Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain. Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya. 2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan contoh jadwal. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain. 3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan. Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut Menerima dan menghimpun surat. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan. Mengatur kegiatan rapat pimpinan. Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap pekerjaan atau kegiatan pimpinan, termasuk kegiatan rapat. Sebelum rapat diselenggarakan seorang sekretaris harus mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris memahami pentingnya rapat yang akan diselenggarakan. Tujuan diadakannya rapat merupakan tempat atau kesempatan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi informasi-informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat. Seorang sekretris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat. Rapat resmi mempunyai ciri adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan protokol. Rapat tidak resmi dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah pimpinan dan staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat adalah diskusi. Bersifat mengikat rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat. Setelah seorang sekretaris mengetahui hal-hal tersebut maka harus segera membuat perencanaan rapat. Dalam hal ini sekretaris berperan penting untuk menentukan produktivitas rapat, tugas seorang sekretaris yang sangat perlu diperhatikan dalam merencanakan rapat yang bersifat resmi yaitu persiapan ruang dan tata ruang rapat, ruangan sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di operatin room atau conference bisa juga di hotel, selain iu persiapkan pula tata ruang rapat sehingga seorang sekretaris dpat menyesuaikan ruangan dengan jumlah partisipan rapat. Tugas selanjutnya yang juga perlu perhatian seorang sekretaris yaitu membuat surat undangan rapat, surat dibuat dengan sebaik dan seefektif mungkin. Menyusun acara atau agenda rapat, disusun secara tepat, waktu, tempat dan acara tersusun jelas dan berurutan, selain itu seorang sekretaris mempersiapkan daftar hadir berbentuk buku tamu ataupun lembaran yang telah dibuat sekretaris, tujuan dibuatnya daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai bukti serta dokumentasi. Tugas yang utama dalam mengadakan kegiatan rapat adalah mempersiapkan bahan rapat, bahan rapat di buat jauh sebelum rapat dilaksanakan, yang harus dipersiapkan adalah hasil rapat sebelumnya, bahan materi rapat serta alat tulis kantor. Hal-hal lainyang sangat menunjang kegiatan rapat yaitu papan tulis, ohp, power point, dokumentasi dll, sekretaris harus menyiapkan peralatan rapat yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan rapat. Membuat catatan hasil rapat notulis, catatan laporan singkat tentang hasil rapat disebut otula, fungsi notula sebagai bukti telah diadakan rapat , sumber informasi, sebagi landasan rapat berikutnya dan sebagai media pengingat. Notula berisi hal-hal penting yang menyebutkan rincian tentang semua pelaksanaan rapat, lalu notula disahkan oleh ketua rapat. Pengiriman hasil rapat merupakan tulisan singkat secara jelas, kemudian disampaikan kembali kepada seluruh peserta rapat yang hadir. Tindak lanjut rapat meliputi keputusan yang harus ditindak lanjuti pada pertemuan berikutnya HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah. Pertemuan yang sudah diagendakan dijadwal untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh. Kegiatan yang sudah terperinci Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat . mengatur jadwal/kegiatan pimpinan perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya . mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi Rapat adalah cara yang baik untuk brainstorming, menciptakan ide-ide baru, dan untuk mengembangkan strategi. Anda tidak dapat mengadakan rapat tanpa alasan yang jelas. Sebelum rapat berlangsung, maka semua orang harus mengetahui tujuan rapat tersebut, apa yang akan dibahas dan apa yang akan dicapai. Sebelum pertemuan dimulai, Anda harus mengetahui cara mengatur rapat yang efektif dan perlu merencanakan terlebih dahulu beberapa hal. Anda akan perlu mengetahui agenda Anda,siapa saja yang akan datang kepertemuan itu, tujuan dari pertemuan tersebut, juga Anda akan memerlukan ruang dan bahan untuk melakukan pertemuan. Akhirnya, Anda akan cara bagaimana untuk mewujudkan rapat yang sukses. Lokasi pertemuan juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan, jangan mencari tempat rapat didaerah entah berantah, bermil-mil jauhnya dari semua orang. Oleh karena itu Anda harus memilih tempat yang nyaman bagi semua orang. Juga, jika Anda akan mengadakan sejumlah pertemuan, Anda mungkin akan ingin menahan mereka di tempat yang sama. Hal ini untuk mencegah kebingungan yang akan berlangsung. Anda akan ingin memastikan bahwa lokasi tersebut cukup besar untuk menampung semua anggota. Pastikan ruangan nyaman, cukup terang dan dilindungi dari penyusup atau gangguan.
Berikutini kegiatan yang merupakan cara untuk mengarahkan tumbuhnya iklim yang memotivasi timbulnya prakarsa, kreativitas, dan kemandirian sesuai bakat, minat dan perkembangan psikologis peserta didik adalah .
Agenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan DinasZuhdan Kamal AbdillahAgenda Kerja Pimpinan dan Agenda Perjalanan Dinas Menurut Sumarto 2009, —Agenda kerja pimpinan adalah jadwal kerja pimpinan yang disusun berdasarkan waktu kegiatan dan janji- janji yang telah disetujui oleh pimpinan“. perjalanan bisnis/dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/tugas bisnis perusahaan.
Tugasdalam kamus Bahasa Indonesia online memiliki arti sebagai berikut "yang wajib dikerjakan atau yang ditentukan untuk dilakukan, pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seseorang, atau pekerjaan yang dibebankan". c. Adanya publik yang menjadi sasaran kegiatan humas yaitu publik internal dan publik eksternal. (Effendy, 1986;31
Uploaded bymeikeayu Nurlaeli 0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes202 views3 pagesBAB 2 Materi 3 Penyusunan Agenda Kegiatan PimpinanUploaded bymeikeayu Nurlaeli Full descriptionJump to Page You are on page 1of 3Search inside document Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.
. 429 459 100 464 260 302 263 108
berikut yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan yaitu
